Karena Anda membaca kata-kata ini secara online, Anda sudah menyadari manfaat komputer dan komunikasi Internet. Bisnis kecil Anda dapat memanfaatkan kekuatan kedua teknologi melalui sistem point-of-sale. Kombinasi perangkat lunak dan perangkat keras ini dapat meningkatkan produktivitas Anda, meningkatkan interaksi dengan pelanggan Anda, dan memungkinkan analisis instan atas profitabilitas Anda.

Sejarah

Bahkan di toko-toko termegah dan paling indah di masa lalu, pelanggan harus menunggu lama di antrean kasir karena kasir secara manual menelepon pembelian, mencatat nomor inventaris, dan memotong diskon. 

Di penghujung hari, manajer toko harus mencocokkan saldo, mengurangi stok dari daftar inventaris, dan menyusun laporan dengan tangan. Mereka kemudian perlu menyerahkan transaksi kartu kredit dan cek ke bank untuk diproses lama sebelum menerima uang tunai. 

Pengenalan mesin kasir elektronik mengotomatiskan beberapa perhitungan dan menyediakan pelaporan yang belum sempurna tetapi sebaliknya tidak banyak mengintegrasikan fungsi-fungsi yang berbeda ini.

Basics

Sistem point-of-sale, atau POS, mengotomatisasi dan menggabungkan beberapa proses ritel untuk pada akhirnya mengurangi waktu yang dihabiskan pelanggan dan karyawan Anda untuk memproses transaksi keuangan, salah satu contohnya adalah aplikasi kasir minimarket terintegrasi. Seorang pembelanja biasanya dapat membawa produknya ke kasir, di mana kasir menggunakan pemindai genggamnya untuk membaca harga dan deskripsi pada label setiap barang. 

Sistem secara otomatis menjumlahkan jumlah, mengurangi diskon yang sesuai dan menerapkan pajak penjualan. Ini juga mengirimkan catatan transaksi ke sistem pengendalian persediaan dan informasi pelanggan ke database pemasaran. Jika persediaan hampir habis, sistem dapat mengeluarkan pesanan untuk persediaan tambahan. 

Pelanggan membayar dengan menggesekkan kartu kreditnya di pembaca kartu dan menandatangani layar. Sistem mengirimkan informasi ke bank pedagang Anda untuk persetujuan sehingga pembayaran dikreditkan langsung ke akun Anda. Sistem juga mencetak tanda terima untuk pelanggan. Kasir mengantongi pembeliannya, menyerahkan kwitansi dan mengirimnya dalam perjalanan sehingga dia dapat merawat pembeli berikutnya.

Software

Untuk membeli POS yang sesuai untuk Anda, tentukan bagian mana dari proses ritel Anda yang ingin diotomatiskan dan cari perangkat lunak yang memenuhi persyaratan tersebut. Lebih banyak fitur berarti kenyamanan yang lebih besar tetapi pengaturan yang lebih mahal dan memakan waktu. Sistem akan, minimal, memproses pembelian, diskon penjualan dan pajak penjualan, serta mengirimkan informasi transaksi ke perangkat lunak akuntansi dan basis data Anda.

Ini berpotensi dapat mengelola pengembalian, pertukaran, layaways, kartu hadiah dan program loyalitas juga. Misalnya, ketika pelanggan mengembalikan barang yang dibayar dengan kartu kredit, kasir memasukkan informasi tanda terima ke terminalnya. 

Sistem POS kemudian secara otomatis menambahkan produk ke dalam database inventaris, mengembalikan jumlah yang dibayarkan ke kartu kredit pelanggan, menginformasikan ruang belakang bahwa suatu barang perlu diambil dan diisi kembali, dan mencetak tag toko baru untuk barang tersebut. Petugas inventaris kemudian dapat mengambil barang yang dikembalikan, menempelkan label dan mengembalikan produk ke rak.

Hardware

Setelah Anda memilih perangkat lunak, cari perangkat keras yang dapat menjalankannya. Bagian biasanya terdiri dari komputer, layar, laci kas, printer tanda terima dan perangkat komunikasi yang bertukar informasi dengan bank melalui saluran telepon atau Internet. 

Versi yang lebih maju juga mencakup pembaca untuk kartu kredit dan debit, layar kecil untuk menunjukkan kepada pelanggan transaksi, layar penandatanganan untuk kartu kredit dan bantalan pin yang menerima kode keamanan. 

Pilihan tersedia untuk berbagai jenis bisnis. Misalnya, jika Anda menjalankan restoran, sistem Anda dapat menyertakan layar tambahan untuk menampilkan pesanan di dapur, bahkan menampilkan resep dan juga alat masak yang aman. Jika Anda memiliki toko kelontong, timbangan dapat menghitung harga produk berdasarkan beratnya.

Masalah

Tidak semua perangkat lunak bekerja dengan semua perangkat keras POS. Salah satu cara untuk memastikan kompatibilitas di antara semua komponen adalah dengan meminta satu vendor mendesain sistem Anda. 

Dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semuanya bekerja sama. Dia mungkin menawarkan beberapa jenis dukungan untuk semua bagian sistem, jadi Anda tidak perlu khawatir apakah masalahnya melibatkan perangkat keras atau perangkat lunak. Opsi 24/7 berguna untuk memperbaiki masalah apa pun setelah bisnis Anda tutup pada hari itu. Dukungan jarak jauh memungkinkan teknisi untuk mengontrol, mendiagnosis, dan memperbaiki perangkat lunak melalui saluran telepon dan Internet Anda.

Dukungan langsung adalah jenis yang paling mahal karena mengirimkan teknisi ke lokasi Anda untuk memperbaiki sistem. Ini membebaskan Anda dan karyawan mana pun dari keharusan menjelaskan situasi melalui telepon atau mengganggu pekerjaan Anda untuk melaksanakan instruksi perbaikan. Jika Anda memutuskan kenyamanan ini, pahami sepenuhnya kondisi di mana seorang teknisi datang kepada Anda. Dia mungkin muncul begitu saja atau hanya ketika masalah tidak dapat diperbaiki dari jarak jauh. Mungkin juga ada batasan berapa kali dalam sebulan dukungan langsung diizinkan. Pilihan terakhir yang harus Anda pertimbangkan adalah program peminjaman, yang paling berguna jika Anda hanya memiliki satu register. Dalam hal ini, bisnis Anda dapat terus menerima pembayaran dengan penggantian POS sementara, bahkan jika peralatan Anda sedang dalam perbaikan besar.